Kom alles te weten over e-invoicing: wat is Peppol en hoe werkt het?

In de accountancysector hoor je steeds vaker de term ‘Peppol’ vallen. Vooral in de context van digitale facturatie, e-invoicing en B2B-betalingen, maar: wat betekent Peppol? Wat is het eigenlijk? Hoe werkt het Peppol-netwerk concreet? En waarom is Peppol momenteel zo’n heet hangijzer in onze sector? Er staat in de nabije toekomst heel wat te veranderen in de manier waarop facturen verstuurd zullen moeten worden. En daarom neemt deze blog jou mee in de belangrijkste zaken omtrent Peppol. Veel leesplezier!

Wat is Peppol?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online. Het is een beveiligd netwerk, specifiek ontworpen om elektronische documenten uit te wisselen. Het grote voordeel? Het gestandaardiseerde formaat. Op die manier zorgt Peppol ervoor dat bedrijven in heel Europa hun facturen op een veilige, uniforme en efficiënte manier kunnen verzenden en ontvangen. En dat zelfs zonder menselijke tussenkomst. Dit systeem is gefinancierd door de Europese Commissie en 18 publieke instanties, met als doel het digitaliseren – en vereenvoudigen! – van de B2B-communicatie.

Hoe werkt Peppol?

In essentie werkt Peppol als een digitaal communicatieplatform voor elektronische facturen en andere zakelijke documenten. Het maakt gebruik van UBL-regels, een gestructureerd elektronisch formaat, dat meteen verwerkt kan worden door de boekhoudsoftware. In tegenstelling tot de traditionele PDF-facturen, die alsnog handmatig moeten worden ingevoerd, gebeurt de verwerking van Peppol-facturen of e-invoices volautomatisch. Om over de andere voordelen nog maar te zwijgen.

Vooraleer je het Peppol-netwerk kunt gebruiken, moet je enkele stappen ondernemen. Via onderstaand spanneplan geniet jij binnenkort van de vele voordelen van Peppol:

• Stap 1 – Je registreert je bij een Peppol Access Point.*
• Stap 2 – Je ontvangt vervolgens je identificatiegegevens.
• Stap 3 – Je creëert op basis daarvan je unieke Peppol ID.
• Stap 4 – Je kunt vanaf nu gebruikmaken van het netwerk.

*Dit kan via Horus en via Falco. Als je ondernemer gebruikmaakt van Falco, is de toegang tot het Peppol-Netwerk zelfs volledig inbegrepen en gratis.

Waarom is Peppol zo actueel?

Vanaf 1 januari 2026 zullen alle B2B-facturen in België verplicht via een elektronisch formaat verstuurd moeten worden. Peppol biedt namelijk tal van voordelen aan accountants en ondernemers. Denk onder meer aan tijdsbesparing, vermindering van fouten, het tegengaan van btw-fraude, etc. Bovendien heeft de Belgische overheid ervoor gekozen om een fiscale stimulans in te voeren: de kosten van elektronische facturatie via Peppol zijn voor 120% aftrekbaar, wat vooral voor zelfstandigen en kmo’s bijzonder interessant is.

Peppol: conclusie

Peppol staat voor veilige, efficiënte en foutloze documentuitwisseling. En door de naderende deadline in 2026 is het echt essentieel dat jouw accountantskantoor of bedrijf zich voldoende voorbereidt op Peppol, niet alleen om volledig conform te zijn met de vernieuwde regelgeving, maar ook om de vele voordelen van Peppol volledig te kunnen benutten. Wil je meer weten over hoe Peppol werkt of hoe je jouw bedrijf kunt voorbereiden op deze overgang? Neem dan contact op met Horus Software. We helpen je graag verder.